La norma incorpora diversos anexos de ayuda como Herramientas para evaluar el nivel de madurez en la gestión por procesos, y diversas propuestas de la Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión.
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2. S 3. - 3 - UNE 66177:2005 NDICE Pgina 0 INTRODUCCIN.................................................................................................................4 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN............................................................................4 2 NORMAS PARA CONSULTA............................................................................................5 3 TRMINOS YDEFINICIONES..........................................................................................5 4 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE INTEGRACIN.................................................... 6 5 DESARROLLODEL PLAN DEINTEGRACIN............................................................7 5.1 Beneficios esperados de laintegracin.................................................................................7 5.2 Anlisis del contexto..............................................................................................................8 5.3 Seleccin del mtodo deintegracin.....................................................................................10 5.4 Elaboracin del plan deintegracin.....................................................................................13 5.5 Apoyo de la altadireccin.....................................................................................................14 6 IMPLANTACIN DEL PLAN DEINTEGRACIN........................................................15 6.1 Plan de integracin................................................................................................................15 6.2 Seguimiento del plan deintegracin.....................................................................................16 7 REVISIN Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN........................ 16 8 BIBLIOGRAFA...................................................................................................................17 ANEXO A (Informativo) EL CICLO PHVA APLICADO A LA INTERPRETACINDE LOS SISTEMAS DE GESTIN............................................... 18 ANEXO B(Informativo) TABLA DE CORRESPONDENCIA PARA SISTEMAS INTEGRADOS DEGESTIN ENTRE LAS NORMAS ISO 14001:2004, ISO 9001:2000 Y OHSAS18001:1999................ 20 ANEXO C (Normativo) TABLA PARA LAEVALUACIN DEL NIVEL DE MADUREZ EN LA GESTIN PORPROCESOS.............................................. 22 ANEXO D(Informativo) EJEMPLO DE PROCESOS Y DOCUMENTOS COMUNES Y ESPECFICOSDE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN..........................................................................................24 ANEXO E (Informativo) EJEMPLO DE MAPA DE PROCESOS PARA ELSISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA CALIDAD, AMBIENTAL Y DE SEGURIDADY SALUD EN EL TRABAJO ....................... 25 4. UNE 66177:2005- 4 - 0 INTRODUCCIN Son muchas las organizaciones que han optadopor la utilizacin de sistemas de gestin normalizados, paragarantizar la rentabilidad y fiabilidad de los resultados. Porello, las organizaciones han implementado y organizado sus sistemasde gestin de la calidad, del medio ambiente, de la seguridad ysalud en el trabajo y de otro tipo, aunque muchas lo han hecho deforma separada o escasamente integrada. Estas organizacionesnecesitan gestionar eficazmente sus sistemas, hacindoloscompatibles entre s, de forma que permita establecer objetivosalineados, una visin global de los sistemas y facilite la toma dedecisiones. Esta necesidad de aumentar la eficacia y larentabilidad ha provocado que muchas de estas organizaciones deseenintegrar sus sistemas de gestin. A pesar de ello, el nmero deorganizaciones que aplican una gestin integrada es muy inferior alde organizaciones que utilizan varios sistemas de gestin, ya que elproceso de integracin tiene algunas dificultades que han desanimadoa las organizaciones. Por todo ello, diversas organizaciones dediferentes sectores han participado en la elaboracin de esta norma,aplicando su experiencia en la integracin de sistemas de gestin.Esta norma facilita directrices para las organizaciones que deseenintegrar sus sistemas de gestin. La orientacin proporcionada eneste documento se refiere a los sistemas de gestin de la calidad,gestin ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, por ser losms extendidos, pero puede aplicarse a otros sistemas de gestin queutilice la organizacin. Existen varias formas de abordar laintegracin de los sistemas de gestin, y a los efectos de esta normase ha considerado como mejor mtodo, el enfoque basado en procesos.1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN Esta norma proporciona directricespara desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integracin delos sistemas de gestin de la calidad, gestin ambiental y gestin dela seguridad y salud en el trabajo, de aquellas organizaciones quehan decidido integrar total o parcialmente dichos sistemas en buscade una mayor eficacia en su gestin y de aumentar su rentabilidad.Esta norma no pretende reemplazar a las normas existentes sobresistemas de gestin, sino ayudar a las organizaciones a abordar laimplementacin integrada de dichos sistemas, con el objetivo dedesarrollar una visin compartida de la organizacin y, enconsecuencia, a mejorar la eficacia y rentabilidad de su negocio.Esta norma es aplicable a todo tipo de organizaciones, conindependencia de su tamao o tipo de actividad, y que apliquen odeseen aplicar uno o ms sistemas de gestin. Asimismo, esta normaest constituida por orientaciones sobre cmo llevar a cabo laintegracin, y no ha sido concebida para su uso con finescontractuales o de certificacin. Adems esta norma pretende: ayudaral equipo directivo a disear e implementar un sistema integrado degestin, e identificar los mtodos y herramientas aplicables durantela implementacin de un sistema integrado de gestin. Con objeto deaumentar la eficacia del proceso de integracin, es recomendable quelos usuarios de esta norma cuenten con un conocimiento previo mnimode los principios y conceptos bsicos de los sistemas de gestin.Vanse los anexos A y B. Con objeto de enriquecer los contenidos deesta norma, se han incluido algunos comentarios identificados comoejemplos y notas. 5. - 5 - UNE 66177:2005 2 NORMAS PARA CONSULTAUNE-EN ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentosy vocabulario. UNE-EN ISO 9001:2000 Sistemas de gestin de lacalidad. Requisitos. UNE-EN ISO 14001:2004 Sistemas de gestinambiental. Requisitos con orientacin para su uso. UNE 150050:1999Gestin medioambiental. Vocabulario. 3 TRMINOS Y DEFINICIONES Aefectos de esta norma, se aplican los trminos y definiciones de lasNormas UNE-EN ISO 9000, UNE-EN ISO 14001, adems de los siguientes:3.1 accidente: Suceso no deseado que provoca la muerte, efectosnegativos para la salud, lesin, dao o cualquier otra prdida. 3.2ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar): Ciclo de mejoracontinua o ciclo de Deming. Se representa en ingls como ciclo PDCA(plan, do, check, act). 3.3 estrategias: Planes estructurados paralograr objetivos. 3.4 gestin integrada: Parte de la gestin generalde la organizacin que determina y aplica la poltica integrada degestin. Surge de la integracin de las gestiones de la calidad, elmedio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. 3.5integracin: Accin y efecto de aunar, dos o ms polticas, conceptos,corrientes, etc., divergentes entre s, fusionndolos en una sola quelas sintetice. 3.6 integracin de los elementos comunes: Integracinde los elementos de gestin de las normas de referencia implicadasen los sistemas a integrar, en lo que se refiere a documentacinaplicable e implementacin de los mismos. 3.7 mapa de procesos:Representacin grfica de la secuencia e interaccin de los diferentesprocesos que tienen lugar en una organizacin. NOTA El mapa deprocesos es una herramienta de gran utilidad para la evaluacin delos procesos de trabajo, contribuye a hacer visible el trabajo quese lleva a cabo en una organizacin de una forma distinta a comonormalmente se percibe. 3.8 metas: Conjunto de requisitosdetallados de actuacin, cuantificados siempre que sea posible,aplicables a la organizacin o a partes de sta. 3.9 nivel demadurez: Medida de la capacidad de una organizacin para alcanzarresultados a travs de su cono- cimiento y experiencias en laaplicacin de los sistemas de gestin. 3.10 parte interesada: Personao grupo que tiene inters en el desempeo o xito de la organizacin.3.11 plan de integracin: Programa de actividades planificadas cuyoobjetivo es integrar los sistemas de gestin. El plan se desarrollacomo fruto de un anlisis previo, y suele contener los objetivos aconseguir, acciones a tomar, plazos, responsables y recursos. 6.UNE 66177:2005 - 6 - 3.12 poltica integrada de gestin: Directricesy objetivos generales de una organizacin, expresados formalmentepor la alta direccin y relacionados con la gestin integrada de lossistemas. 3.13 riesgo: Combinacin de la probabilidad y lasconsecuencias que se derivan de la materializacin de un sucesopeligroso especificado. 3.14 sistema integrado de gestin (SIG):Conjunto formado por la estructura de la organizacin, las responsa-bilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que seestablecen para llevar a cabo la gestin integrada de los sistemas.4 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE INTEGRACIN El proceso de integracin delos sistemas de gestin de esta norma est basado en el ciclo PHVA(vase la figura 1), por ser ste un mtodo de probada eficacia yrentabilidad, y porque facilita el desarrollo de un proyecto deintegracin de sistemas. Este proceso tiene por objetivo ladefinicin e implantacin en condiciones controladas de un plan deintegracin desarrollado especficamente en funcin de los objetivos,contexto y nivel de madurez de la organizacin. Fig. 1 Aplicacin delciclo de mejora continua al proceso de integracin de sistemas degestin 7. - 7 - UNE 66177:2005 Por ello el proceso de integracinest estructurado en las siguientes tres grandes etapas, que sereflejan en el diagrama de flujo del proceso de integracin de lafigura 2 y que se desarrollan en los siguientes captulos: En elcaptulo 5: Desarrollo del plan de integracin, que facilita lasdirectrices para responder bsicamente a las siguientes preguntas:qu beneficios puedo esperar?, qu voy a hacer?, cunto me va acostar?. En el captulo 6: Implantacin del plan de integracin, queresponde a la pregunta cmo lo voy a hacer?. En el captulo 7:Revisin y mejora, que responde a las preguntas es eficaz y rentablela integracin adoptada? necesita mejoras? Adems, esta normacontempla los elementos identificados como crticos para el xito enel proceso de integracin, como son los siguientes: En el apartado5.1: Identificacin de los beneficios a conseguir. En el apartado5.2: Anlisis del contexto de la organizacin (riesgos, limitaciones,nivel de madurez en el uso de sistemas). En el apartado 5.3:Seleccin del nivel de integracin adecuado a las posibilidades de laorganizacin. En el apartado 5.5: Involucracin en el proyecto de laalta direccin y asignacin de los recursos necesarios. En el captulo6: Actualizacin de la estructura funcional, coordinacin,comunicacin, involucracin del personal afectado, formacin,redefinicin de los procesos y documentacin asociada. 5 DESARROLLODEL PLAN DE INTEGRACIN Es recomendable documentar los resultadosalcanzados en la aplicacin de los apartados 5.1, 5.2, y 5.3, conobjeto de obtener el plan de integracin descrito en el apartado5.4. 5.1 Beneficios esperados de la integracin Este apartadoresponde a las preguntas: qu beneficios podemos obtener de estainversin? qu dificultades deberemos superar en el proceso deintegracin? La integracin de sistemas alcanza normalmente a variasreas de la organizacin, consume recursos, puede conllevar cambiosfuncionales y, en funcin de su complejidad, durar un considerableperiodo. Por ello, teniendo en cuenta que las organizaciones poseenlimitados recursos y gran cantidad de reas de mejora potenciales,es necesario conocer el balance existente entre los beneficiosesperados y los recursos necesarios, con objeto de asignar a esteproyecto (integracin), la prioridad adecuada y el apoyo de la altadireccin. 8. UNE 66177:2005 - 8 - Por tanto en primer lugar, laorganizacin debe identificar claramente cules son los beneficiosque espera alcanzar. Ejemplos de posibles beneficios son: Aumentode la eficacia y eficiencia en la gestin de los sistemas y en laconsecucin de los objetivos y las metas. Mejora de la capacidad dereaccin de la organizacin frente a las nuevas necesidades oexpectativas de las partes interesadas. Mayor eficiencia en la tomade decisiones por la direccin, al disponer de una visin global delos sistemas. Simplificacin y reduccin de la documentacin y losregistros. Reduccin de recursos y del tiempo empleado en larealizacin de los procesos integrados. Reduccin de costes delmantenimiento del sistema y de evaluacin externa (simplificacin delproceso de auditora). Mejora de la percepcin y de la involucracindel personal en los sistemas de gestin, favoreciendo que toda laorganizacin hable un nico lenguaje de gestin. Mejora tanto de lacomunicacin interna como de la imagen externa, alcanzando mayorconfianza de clientes y proveedores. Asimismo la organizacin puedeintentar definir las posibles dificultades con las que se puedeencontrar, al objeto de planificar medidas que reduzcan su impacto.Ejemplos de posibles dificultades: Dificultades derivadas de laresistencia al cambio por parte de la alta direccin y del personalde la organizacin. Necesidad de recursos adicionales especficospara planificar y ejecutar el plan de integracin. Dificultad paraelegir el nivel de integracin adecuado al nivel de madurez de laorganizacin. Mayor necesidad de formacin del personal implicado enel sistema integrado de gestin. Este inventario de beneficiosesperados y dificultades potenciales, junto a los resultados delanlisis del contexto (apartado 5.2) y mtodo de integracin (apartado5.3), servirn para elaborar un balance que justifique la inversinque supone el proyecto de integracin. 5.2 Anlisis del contexto Esteapartado sirve para responder a las siguientes preguntas: qucapacidad y experiencia posee mi organizacin para abordar elproceso de integracin? cules son las necesidades y expectativas demis clientes y otras partes interesadas a las que debe satisfacermi sistema integrado? qu sistemas de gestin posee mi organizacinpara dar respuesta a esas necesidades? qu riesgos tiene laintegracin en mi organizacin? 9. - 9 - UNE 66177:2005 Laorganizacin debera realizar un anlisis del contexto, que sirva paraidentificar el mejor mtodo de integracin posible y los recursosnecesarios para su ejecucin. El contenido de este anlisis debecontemplar al menos, los aspectos siguientes: a) MADUREZ: Nivel demadurez o capacidad para la gestin por procesos. Para determinar elnivel de madurez puede utilizarse el mtodo de evaluacin facilitadoen el anexo C. Experiencia y eficacia en el uso de los sistemas degestin y en el uso de herramientas de gestin. Estructuraorganizativa y funcional de la organizacin. Nivel de competenciasdel personal de la organizacin. b) COMPLEJIDAD: Nivel de lasnecesidades y expectativas de clientes y otras partes interesadas(en el momento actual y en el medio plazo). Requisitos de clientes,de la sociedad y del personal de la organizacin. Requisitos deaccionistas, propietarios o miembros societarios. Otros requisitossectoriales o sociales que suscriba la organizacin. Estrategias dela propia organizacin. c) ALCANCE: Extensin de los sistemas degestin Inventario de los sistemas y normas de gestin implantados.Productos/servicios afectados por los sistemas de gestin actuales yfuturos. Procesos involucrados en los sistemas de gestin y sudocumentacin (mapa de procesos) para todos los sistemas. d) RIESGO:Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociadosal proceso de integracin Grado de cumplimiento de los requisitoslegales y reglamentarios, asociados a los productos y servicios, alos aspectos ambientales y a la seguridad de los trabajadores yentornos de trabajo. Nivel de riesgo y valoracin de lasconsecuencias inherentes al incumplimiento legal. Nivel de riesgo yvaloracin de las consecuencias o fallos derivados del proceso deimplantacin de la integracin. Se recomienda que la organizacinrealice un anlisis individual de cada una de estas variables, ascomo un anlisis de su interrelacin. Los resultados los puedeclasificar en bajo, medio y alto, para facilitar su uso en elapartado 5.3 siguiente. Una vez que la organizacin haya realizadoun anlisis de los aspectos relacionados anteriormente estar endisposicin de elegir el nivel de integracin apropiado, siguiendolas etapas del diagrama de flujo de la figura 2. NOTA 1 La mximaeficacia del anlisis se consigue al involucrar a todas las partesafectadas como pueden ser, los representantes de la direccin de lossistemas de gestin a integrar, las funciones implicadas en elsistema que se consideren necesarias y la alta direccin. NOTA 2Como herramienta de gestin para el anlisis de la situacin departida, puede ser interesante que la organizacin realice unanlisis DAFO (anlisis de las Debilidades, Amenazas, Fortalezas yOportunidades) de su situacin u otra tcnica similar. 10. UNE66177:2005 - 10 - 5.3 Seleccin del mtodo de integracin Esteapartado establece las directrices para contestar a la siguientepregunta: qu mtodo de integracin puede aplicar mi organizacin, enfuncin de mi nivel de madurez y de mi contexto?. 5.3.1 Posiblesmtodos de integracin mediante la gestin por procesos. Esta normaest basada en la gestin por procesos como mejor mtodo para laintegracin de los sistemas de gestin. La gestin por procesos no sloes una tcnica, sino que su implantacin requiere un cambio culturalen la organizacin, es decir, un suficiente desarrollo de su nivelde madurez o de experiencia en la gestin. La aplicacin de la gestinpor procesos a los procesos productivos normalmente conllevacambios organizativos (organigrama, responsabilidades, etc.)derivados de la necesidad de dotar a los propietarios de procesosde la respon- sabilidad, autoridad y capacidad necesaria para sugestin, as como para la gestin unificada de los requisitos yfactores de los diferentes sistemas que se encuentran en cadaproceso. Por ello, mayores niveles de gestin por procesos,requieren mayores niveles de madurez y viceversa. Asimismo, lagestin por procesos se puede aplicar paulatinamente limitando suaplicacin a ciertos procesos, reas o sistemas, o aplicarla a latotalidad de los procesos de la organizacin. Por ello, en estanorma se recomiendan tres mtodos de integracin cuya aplicacin estligada al nivel de madurez o experiencia que posee la organizacinen la gestin por procesos. Estos tres mtodos son escalonados ycomplementarios, y su aplicacin progresiva supone una mayorcapacidad y calidad de la gestin de la organizacin. Posibles mtodosde integracin a utilizar segn el nivel de madurez: 1) Mtodo Bsico:Es un mtodo muy rentable ya que requiere una inversin pequea y seobtienen resultados importantes a corto plazo, debido a laoptimizacin de los recursos destinados a la gestin de ladocumentacin y a la gestin integrada de algunos procesos. Estemtodo no requiere experiencia en la gestin por procesos, y esabordable por todo tipo de organizaciones. Las acciones que, a modode ejemplo, pueden llevarse a cabo en este estadio son lassiguientes: a) Integrar las polticas de cada sistema de gestin enuna poltica nica de sistema integrado de gestin. b) Integrar en unnico Manual de gestin (directrices generales de actuacin) ladocumentacin de los sistemas de gestin que se aplican. c) Definirlas responsabilidades y funciones del personal relacionado con losprocesos crticos para la gestin de la calidad, seguridad o gestinambiental del producto o servicio. d) Integrar la gestin de algunosprocesos organizativos comunes a los dos o tres sistemas teniendoen cuenta los requisitos de cada sistema. Integrar tambin ladocumentacin de estos procesos. Ejemplos de procesos que sonabordados en esta etapa son: Identificacin y acceso a losrequisitos legales. Elaboracin y gestin de los documentos yregistros. Gestin de no conformidades, y oportunidades de mejora.Auditora y evaluacin interna. 11. - 11 - UNE 66177:2005 2) MtodoAvanzado: Este mtodo supone la continuacin natural del mtodo Bsico,y su rentabilidad se consigue normalmente a medio plazo, ya que serequiere cierta experiencia para implantar eficazmente la gestinpor procesos. Para aplicar este mtodo se necesita un nivel demadurez en la gestin por procesos suficiente, que supone alcanzar osuperar el nivel 2 de la tabla del anexo C. Por ello, intentaraplicar este mtodo sin la necesaria experiencia en la gestin porprocesos puede suponer la aparicin de problemas durante laintegracin. Las acciones que, a modo de ejemplo, pueden serabordadas en este estadio son las siguientes: a) Desarrollo de unmapa de procesos que integra para los diferentes sistemas degestin, los procesos gestin o estratgicos, los procesos operativoso clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones. b)Definicin y gestin de los procesos que contemplan entre otros lossiguientes factores: definicin de propie- tarios, objetivos,indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos,instrucciones que aplican a requisi- tos de varios sistemas,formacin, planificacin, procesos relacionados con el cliente,compras, produccin y prestacin del servicio, mantenimiento, equiposde seguimiento y medicin, etc. c) Revisin y mejora sistemtica delos procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema.Ejemplos de procesos que se pueden integrar son: Revisin por ladireccin. Comunicacin, informacin y participacin. Procesosproductivos y procesos crticos para la calidad, seguridad o gestinambiental del producto o servicio. 3) Mtodo Experto: Este mtodosupone la continuacin natural del mtodo Avanzado, y es un mtodo muyrentable, ya que supone extender la integracin a corto plazo delsistema de gestin por procesos existente a otras reas o aspectos nocontemplados hasta ahora, sin inversin adicional. Se puedenconseguir grandes resultados si se alinean los procesos con lasestrategias de la organizacin. Se requiere una gran experiencia enla gestin por procesos para aplicar este mtodo (superior a 2 segnla tabla del anexo C). Las acciones que, a modo de ejemplo, puedenser abordadas en este estadio son las siguientes: a) Establecerobjetivos y metas, e indicadores integrados, as como desplegar losobjetivos e indicadores a los procesos y subprocesos. b) Incluir lavoz del cliente, a los proveedores y otras partes interesadas en eldiseo de todos los procesos. c) Extender la gestin por procesos alas actividades administrativas y econmicas. d) Involucrar a losproveedores en la mejora de los procesos. 5.3.2 Seleccin del mtodode integracin. La organizacin puede seguir el diagrama de flujo dela figura 2 para identificar el mtodo de integracin ms apropiado asu situacin especfica y nivel de madurez. Para ello se necesitaconocer los resultados de los anlisis realizados de acuerdo con losapartados 5.1 y 5.2. 12. UNE 66177:2005 - 12 - Fig. 2 Diagrama deflujo para identificar el mtodo de Integracin apropiado Paraidentificar el mtodo de integracin, el primer paso que laorganizacin debe dar es aplicar el resultado del anlisis delapartado 5.2 en relacin al nivel de madurez de la organizacin en lagestin por procesos y, de esta forma, utilizar un mtodo deintegracin adecuado a su capacidad o nivel de madurez. Para ello,la organizacin puede utilizar el mtodo de autoevaluacin del anexoC. De la aplicacin de este mtodo resulta que: 13. - 13 - UNE66177:2005 Si la organizacin ve reflejado su nivel de madurez en lagestin por procesos en la situacin descrita en el nivel 1 de latabla del anexo C, o no completa los requisitos descritos en elnivel 2 de la tabla, se recomienda que opte por el Mtodo Bsico deIntegracin, ya que su capacidad de gestin as lo aconseja. Si laorganizacin completa o supera los requisitos descritos en el nivel2 de la tabla del anexo C, debe utilizar la figura 3 para conocercul es el mtodo de integracin apropiado. El siguiente paso esutilizar el grfico de la figura 3. La organizacin entrar en l conlos resultados de los anlisis realizados de acuerdo con el apartado5.2. Es decir, situar cada una de las variables analizadas en elapartado 5.2: Complejidad, Alcance y Riesgo en sus niveles alto,medio y bajo (eje x) y este resultado formar interseccin con larecta del grfico, identificando el mtodo de integracincorrespondiente: bsico, avanzado o experto (eje y). Fig. 3 Grficopara identificar el mtodo de integracin adecuado Debido a que seconjugan simultneamente diferentes variables, puede suceder que lospuntos de interseccin indiquen ms de un mtodo de integracin (bsico,avanzado, experto). Si la organizacin decide abordar la integracinmediante un mtodo superior es recomendable garantizar o blindar elplan de integracin, con objeto de reducir el riesgo de problemas.En este caso se deben destinar una mayor cantidad de recursos alproceso de integracin. 5.4 Elaboracin del plan de integracin Comoresultado de las actuaciones descritas en los apartados 5.1, 5.2 y5.3, se debe elaborar un plan de integracin que sirva para ejecutareficazmente y de forma controlada la integracin de los sistemasplanificada. El plan de integracin debe responder al menos a lassiguientes preguntas: qu objetivos persigue la integracin y cual esel contexto de la organizacin? qu voy a integrar: sistemas,procesos, etc.? 14. UNE 66177:2005 - 14 - cules son los resultadosdel anlisis del contexto? (5.2) cmo lo voy a integrar: mtodoelegido (bsico, avanzado, experto), gradual o total? qu plan decomunicacin se va a llevar a cabo? quin es el responsable ycoordinador del proyecto de integracin? qu actividades hay querealizar (programa que indique el qu, quin y cundo) Para laintegracin de sistemas de gestin es necesario partir de una buenaidentificacin de los procesos de la organiza- cin y de susinteracciones. En definitiva, una buena definicin de todos losprocesos y un mapa de procesos, en el que se indiquen los vnculos ointeracciones entre ellos, cuando existan. A ttulo de ejemplo en elanexo E se incluye un mapa de procesos para el sistema integrado delos sistemas de gestin de la calidad, de gestin ambiental y degestin de la seguridad y salud en el trabajo. El plan de integracinpuede incluir los siguientes contenidos: Grado de cumplimiento delos requisitos de los diferentes sistemas de gestin implantados, ygrado de cumplimiento esperado con la integracin. Coste yrentabilidad o beneficios estimados de la integracin. Impactoprevisto de la integracin en la organizacin (organigrama, aspectoslegales, sociales, tcnicos, etc.). Una matriz DAFO, donde seresuman las debilidades que pudieran dar lugar a amenazas para laorganizacin y las fortalezas que pueden representar oportunidadespara ella. Procesos a los que se va a aplicar la integracin.Organizacin actual de los procesos y su documentacin, y la nuevaestructura propuesta. La composicin y jerarqua de los nuevosdocumentos, los elementos integrados o especficos de cada sistema,etc. Recursos necesarios para desarrollar la integracin a cadanivel. Acciones extraordinarias a realizar para minimizar losriesgos (blindaje) en el caso de que se haya decidido abordar laintegracin mediante un mtodo de integracin superior al resultanteen la figura 3. NOTA 1 Para la definicin de los procesos pueden sermuy tiles mtodos como 5M (maquinaria, mano de obra, mtodo,material, mantenimiento). NOTA 2 La identificacin de losresponsables, recursos y plazos para cada actividad prevista,facilita su gestin. 5.5 Apoyo de la alta direccin Dada la extensinde las actividades, los cambios que pueden provocar y las funcionesafectadas en un proyecto de integracin, se precisa una buenacoordinacin, por lo que es muy difcil implantar un plan deintegracin si no se consigue el apoyo de la alta direccin. El apoyode la alta direccin es especialmente necesario en el caso deaplicar el mtodo avanzado, ya que puede originar cambiosimportantes en la organizacin que necesitarn ineludiblemente elapoyo de la direccin. Esto no sucede cuando se aplica el mtodobsico o el mtodo experto, ya que en general no supone grandescambios. El apoyo de la alta direccin se debe plasmar en aportarlos recursos necesarios para llevar a cabo el plan aprobado, apoyarlas acciones previstas y realizar el oportuno seguimiento alproyecto. 15. - 15 - UNE 66177:2005 Es importante que la altadireccin designe un responsable del proyecto o coordinador(normalmente el representante de la direccin) con autoridad y visinglobal de los sistemas y conocedor de la problemtica de la empresa,a ser posible neutral frente a los sistemas ya existentes. Por elloes recomendable presentar un informe a la alta direccin quedescriba el proyecto de integracin que se desea llevar a cabo. Esteinforme, que puede ser el propio plan de integracin o un resumendel mismo, debera contestar a las siguientes preguntas: qubeneficios me va a proporcionar la integracin y cuando? quobjetivos persigue la integracin? qu inversin y rentabilidadesperada tiene el proyecto? cul es el contexto inicial de laorganizacin? cules son los riesgos y problemas a superar? en queconsiste el plan de integracin? cundo termina el plan deintegracin? puede tener el plan repercusiones en el organigrama,sociales o de otro tipo? quin ser el responsable del plan deintegracin? Por ello, el informe puede estructurarse por ejemplo atravs de los siguientes contenidos: inversin necesaria,rentabilidad y beneficios esperados; anlisis del contexto(apartados 5.1, 5.2) y descripcin de la situacin futura indicandolas actividades y funciones afectadas; mtodo de integracinpropuesto (apartado 5.3); programa de actividades y organigrama delproyecto (apartado 5.4, captulo 6); mecanismos de seguimiento(captulo 7). NOTA Para la implementacin de un sistema integrado degestin los siguientes factores se consideran crticos: Apoyo,compromiso e implicacin de los altos directivos; Visin global de laempresa y de sus factores clave para el xito; Enfoqueparticipativo. 6 IMPLANTACIN DEL PLAN DE INTEGRACIN 6.1 Plan deintegracin La tarea del coordinador puede verse facilitadaenormemente si se forma un comit o equipo de integracin con losresponsables de los distintos departamentos o sistemas a integrar(o sus respectivas reas funcionales), y se planifican reunionesperidicas. A las reuniones del equipo de integracin, deberanasistir tambin los responsables de los procesos involucrados. 16.UNE 66177:2005 - 16 - El equipo de integracin puede planificar,entre otros, los siguientes asuntos: Un plan de comunicacin sobreel plan de integracin, que posibilite la involucracin y la adhesindel personal afectado en el proyecto. NOTA Debido a que el sistemaintegrado de gestin se suele basar en la familia de Normas ISO9000, se corre el peligro de encontrar una menor involucracin delpersonal con los sistemas de gestin ambiental o de seguridad ysalud en el trabajo, por lo que es recomen- dable garantizar lasactividades de sensibilizacin en estas reas. Consensuar la nuevainterrelacin de los procesos objeto de la integracin. Definirresponsables o propietarios de los procesos. Programar uncalendario de reuniones para integrar cada uno de los procesos. Larevisin y elaboracin de los procesos y sus documentos, contemplandola elaboracin de un nico documento de gestin o manual que describael sistema integrado de gestin. NOTA 1 Con objeto de promover laimplicacin del personal hasta los objetivos comunes, esrecomendable integrar en una nica poltica los aspectos de calidad,medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. NOTA 2 Paraevitar solapes de autoridad se recomienda establecer una claradefinicin de responsabilidades.En el caso de que existan diferentesresponsables para los sistemas, se debe prestar especial atencinpara coordinar sus intereses hacia los objetivos comunes. En estecaso, puede ser aconsejable el uso de herramientas de trabajo enequipo. NOTA 3 La integracin de los aspectos relativos a lacalidad, seguridad y salud en el trabajo y el medio ambiente de losproductos desde la fase de diseo aumenta la rentabilidad de losprocesos. NOTA 4 Los documentos deberan desarrollarse aplicandocriterios de mxima simplicidad y operatividad. NOTA 5 Normalmenteel proceso de integracin conlleva mucho trabajo en equipo. Porello, se recomienda evitar discusiones por problemas de detalle opor competencias funcionales. 6.2 Seguimiento del plan deintegracin La organizacin debera programar el seguimiento del plande integracin con una frecuencia que permita valorar elcumplimiento de los objetivos previstos y prever los cambios alplan que permitan el xito de la integracin. Los cambios conllevannormalmente la actualizacin del plan. Los informes de la revisindeberan distribuirse a todas las partes implicadas en el proceso deintegracin. 7 REVISIN Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Unavez implantado el sistema integrado de gestin, se recomiendaincorporar su revisin peridica en la revisin por la direccin deacuerdo con los requisitos de las normas de gestin aplicables. Porello, los resultados de las revisiones del plan de integracindeberan ser considerados en la revisin general del sistema por laalta direccin. La revisin del sistema integrado de gestin tieneventajas sobre la revisin individual de cada sistema, ya quepermite: un anlisis global de los hechos y los resultados; mejorarla coherencia de las decisiones; y determinar las prioridades enlos diferentes mbitos del sistema integrado de gestin, aprovechandotodas las sinergias disponibles. 17. - 17 - UNE 66177:2005 Esrecomendable que las oportunidades de mejora surgidas de la revisinse gestionen de acuerdo al procedimiento general de mejora de laorganizacin. Asimismo es recomendable aplicar el enfoque basado enprocesos a las acciones de mejora, de tal forma que no se separenstas por cada sistema de gestin, sino tratarlas por procesos, salvoque existan situaciones especficas que as lo aconsejen. 8BIBLIOGRAFA Familia de normas de gestin de la calidad UNE-EN ISO9000. Familia de normas de gestin ambiental UNE-EN ISO 14000. OHSAS18001:1999 Sistemas de gestin de la seguridad y salud en eltrabajo. Especificacin. Especificaciones sobre gestin de prevencinde riesgos laborales. UNE-EN ISO 19011:2002 Directrices para laauditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. UNE66174:2003 Gua para la evaluacin del sistema de gestin de lacalidad segn la Norma UNE-EN ISO 9004:2000. Herramientas y planesde mejora. 18. UNE 66177:2005 - 18 - ANEXO A (Informativo) EL CICLOPHVA APLICADO A LA INTERPRETACIN DE LOS SISTEMAS DE GESTIN Fig. A.1Elementos de un sistema de gestin de calidad segn ISO 9001 19. - 19- UNE 66177:2005 Fig. A.2 Elementos de un sistema de gestinambiental segn ISO 14001 Fig. A.3 Elementos de un sistema de gestinde seguridad y salud en el trabajo segn OSHAS 18001 20. UNE66177:2005 - 20 - ANEXO B (Informativo) TABLA DE CORRESPONDENCIAPARA SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN ENTRE LAS NORMAS ISO 14001:2004,ISO 9001:2000 Y OHSAS 18001:1999 En este anexo se indican loselementos que podran formar un sistema integrado de gestin segn lasNormas UNE-EN ISO 9001:2000, UNE-EN ISO 14001:2004 y OSHAS18001:1999. Asimismo se indica la correspondencia de cada elementocon los requisitos de las tres normas. INTEGRACIN PARA LOS SISTEMASDE GESTIN REQUISITOS ISO 9001 REQUISITOS ISO 14001 SISTEMA DE PRLSistema integrado de gestin Requisitos generales 4.1 4.1 4.1Procesos (identificacin e interaccin) Aspectos medioambientales(identificacin y evaluacin) 5.2, 7.2.1, 7.2.2 4.3.1 4.3.1 Riesgoslaborales (identificacin y evaluacin) Requisitos legales y otrosrequisitos 5.2, 7.2.1, 7.2.2 4.3.2 4.3.2 Requisitos de ladocumentacin 4.2 4.4.4 4.4.4 Estructura documental Control de ladocumentacin 4.2.3 4.4.5 4.4.5 Control de los registros 4.2.4 4.5.44.5.3 Responsabilidad de la direccin 5 4.4.1 4.4.1 Poltica delSistema 5.3 4.2 4.2 Objetivos y metas 5.4.1 4.3.3 4.3.3Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5 4.1 4.1Responsabilidad y autoridad 5.5.1 4.4.1 4.4.1 Representante de laDireccin 5.5.2 4.4.1 4.4.1 Informacin, comunicacin (interna yexterna) y participacin 5.5.3, 7.2.3 4.4.3 4.4.3 Revisin por ladireccin 5.6 4.6 4.6 Gestin de los recursos 6 4.4.1 4.4.1 Provisinde recursos 6.1 4.4.1 4.4.1 Recursos humanos 6.2 4.4.1 4.4.1Infraestructura 6.3 4.4.1 4.4.1 Ambiente de trabajo 6.4 4.4.1 4.4.1(Contina) 21. - 21 - UNE 66177:2005 INTEGRACIN PARA LOS SISTEMAS DEGESTIN REQUISITOS ISO 9001 REQUISITOS ISO 14001 SISTEMA DE PRLImplantacin y funcionamiento Planificacin de la realizacin delproducto (incluir calidad, medio ambiente y seguridad y salud en eltrabajo) 7.1 4.4.6 4.4.6 Procesos relacionados con el cliente. 7.24.4.6 4.4.6 Diseo y desarrollo 7.3 4.4.6 4.4.6 Compras (incluircalidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) 7.44.4.6 4.4.6 Produccin y prestacin del servicio 7.5 4.4.6 4.4.6Control de los procesos (incluir calidad, medio ambiente yseguridad y salud en el trabajo) 7.5.1 4.4.6 4.4.6 Validacin de losprocesos 7.5.2 4.4.6 4.4.6 Identificacin y trazabilidad 7.5.3 4.4.64.4.6 Propiedad del cliente 7.5.4 4.4.6 4.4.6 Preservacin delproducto 7.5.5 4.4.6 4.4.6 Control de los dispositivos deseguimiento y de medicin 7.6 4.5.1 4.5.1 Emergencias 4.4.7 Medida,anlisis y mejora Seguimiento y medicin 8.1 4.5.1 4.5.1 Satisfaccindel cliente 8.2.1 4.5.1 4.5.1 Auditora interna 8.2.2 4.5.5 4.5.4Seguimiento y medicin de los procesos 8.2.3 4.5.1 4.5.1 Seguimientoy medicin del producto 8.2.4 Seguimiento y medicin medioambiental4.5.1 Seguimiento y medicin de las condiciones de PRL 4.5.1Evaluacin del cumplimiento de la legislacin 4.5.2 No conformidades8.3, 8.5.2, 8.5.3 4.5.3 4.5.2 Accidentes e incidentes 4.4.7 4.4.7Anlisis de datos 8.4 4.5.1 Mejora: acciones correctivas ypreventivas 8.3, 8.5.2, 8.5.3 4.5.3 4.5.2 (Fin) 22. UNE 66177:2005- 22 - ANEXOC(Normativo)TABLAPARALAEVALUACINDELNIVELDEMADUREZENLAGESTINPORPROCESOSLatablaincluidaacontinuacinesnecesariaparaaplicarlosapartados5.2y5.3deestanorma.Describelascaractersticasdeloscinconivelesdemadurezposiblesdelossistemasdegestindelaorganizacin,identificandosituacioneshabitualesparareconocerlos.Elpasoaunnivelsuperiorsuponequesesatisfaceelnivelanterior.DescripcindelNiveldeMadurezDescripcindeposiblessituacionesdelossistemasdegestin1INICIAL:Sinaproximacinformal:Laactividadoprocesoserealizatotalopar-cialmente,peronosedocumentademanera adecuada.Noestenidaencuentalavozdelcliente,nihayevidenciademejoraenlosprocesosyactividades.Nosehanestablecidolosprocesosnilospropietariosdelproceso.Nosehandefinidolasresponsabilidades,enrelacinalosprocesos.Informacinlimitadasloalosprocesosclave.2BASICO:Aproximacinreactiva:Laactividadoprocesoserealizatotalmenteysedocumentademaneraadecuadaexistiendomnimosdatosdesuseguimientoyrevisin paralamejora.Elsistemadegestinsebasaenprocedimientos,registroseinstrucciones,queaseguranlacalidaddelproductooservicio.Seevalaalosproveedoresdemanerasistemtica,yexistencriteriosdeevaluacin,peronoselestieneencuentaeneldiseodelosprocesos.Sehandefinidoycomunicadolasresponsabilidadesyfuncionesdelpersonalrelacionadoconlosprocesoscrticosparalacalidad,seguridadogestinambientaldelproductooservicio.SatisfacelaNormaUNE-ENISO9001. 3AVANZADO:Aproximacindelsistemaformalestable: Laactividadoprocesoserealizayrevisa;setomanaccionesderivadasdelseguimientoyanlisisdedatos.Existetendenciaalamejoraenetapastempranasdelproceso.Elsistemadegestindelacalidadsehabasadoenlaidentificacinydocumentacindelosprocesosdegestinoestratgicos,losprocesosoperativosoclaveylosprocesosdesoporte,ysusinterrelaciones,conformandoaselmapadeprocesosdelaorganizacin.Estnidentificadosloselementosdeentradaysalidadelosprocesos.Losprocesossonrevisadosymejoradosdemaneraregular.Tambinsehandefinidoobjetivosconcretoscuantitativos,paraloqueexisteelconsiguienteindicadordeseguimiento.Elpersonalconocelosprocesosyesdebidamenteformadoparaeldesempeodesusfuncionesdentrodeellos.Sedefinenycomunican,propietariosypersonalvinculadoparatodoslosprocesos.Seincluyelavozdelcliente,proveedoresyotraspartesinteresadaseneldiseodelosprocesos.Ladireccinaseguraquetodoslosprocesossoneficacesparasatisfaceralosclientes.Ladireccinhadefinidounplanoperativoparagestionarlosprocesos,dondeseincluye:requisitosdeentradaysalida,verificacinyvalidacin,oportunidadesyaccionesdemejoradeprocesos.(Contina) 23. - 23 - UNE 66177:2005DescripcindelNiveldeMadurezDescripcindeposiblessituacionesdelossistemasdegestin4EXPERTO:nfasisenlamejoracontinua:Laactividadoprocesoserealiza,serevisaysetomanaccionesderivadasdelanlisisdelosdatos.Elprocesoeseficazyeficiente.Ten- denciamantenidaalamejora.Existeevidenciadelamejoradelosprocesosgraciasalarevisinsistemtica.Losprocesosdegestinsistematizadosincluyenactividadesadministrativasyeconmicas.Losprocesosdelsistemacuentanconsupropietarioypersonalvinculadoidentificado.Existeundesplieguecompletodeindicadoresyobjetivosentodoslosprocesosysubprocesos.Existeevidenciadelamejoradelosprocesosgraciasalarevisinsistemtica,bienatravsdeauto-evaluaciones,revisionesdelsistemaporladireccin,uotras.Laorganizacinseenfocahacialamejoradelosprocesos,paraasegurarlacreacindevalorparatodaslaspartesinteresadas.Seinvolucraalosproveedoresenlamejoradelosprocesos.Sehanestablecidoalianzasconproveedoresparamejorarlaeficaciayeficienciadelosprocesos.Laorganizacinrevisaperidicamenteeldesempeodelprocesoparaasegurarsucoherenciaconelplanoperativo. 5PREMIO:Desempeodemejorensu clase:Laactividadserealizayserevisateniendoencuentaloquehacenlosmejoresenelsectorymidiendoelniveldesatisfaccindelaspartesafectadasysetomanaccionesderivadasdelseguimientodelarevisin.Semidelaeficaciayeficienciadelaactividadysemejoraconti- nuamenteparaoptimizarla.Losprocesosestnoptimizadosysuspropietariosinnovanconelfindebuscarnuevasoportunidadesdemejora,porejemplomedianteactividadesplanificadasyactividadesdebenchmarking.Losprocesosguanlaorganizacinhacialatotalsatisfaccindelosclientesyotraspartesinteresadas.(Fin) 24. UNE 66177:2005 - 24 - ANEXO D (Informativo) EJEMPLO DEPROCESOS Y DOCUMENTOS COMUNES Y ESPECFICOS DE UN SISTEMA INTEGRADODE GESTIN PROCESOS Y DOCUMENTOS COMUNES A LOS TRES SISTEMAS Manualdel sistema integrado (incluye poltica, organizacin y descripcindel sistema). Objetivos y metas (programa de gestin). Indicadoresglobales Revisin por la direccin. Identificacin y acceso a losrequisitos legales y otros suscritos. Comunicacin, informacin yparticipacin. Elaboracin y gestin de los documentos. Gestin de losregistros. No conformidades, acciones correctivas y preventivas.Auditoras internas. Evaluacin del cumplimiento de los requisitoslegales y otros suscritos voluntariamente por la organizacin. Mapade procesos del sistema (definicin de los procesos y susinterrelaciones). Gestin de los procesos. Documentacin de procesosidentificados: recursos humanos, planificacin, procesosrelacionados con el cliente, compras, produccin y prestacin delservicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y medicin, etc.PROCESOS Y DOCUMENTOS ESPECFICOS RELEVANTES DE CADA SISTEMA CalidadGestin Ambiental Gestin de la PRL Identificacin y evaluacin de losaspectos ambientales. Instrucciones tcnicas asociadas a las fichasde procesos (implementacin y seguimiento y medicin). Identificaciny evaluacin de riesgos laborales. Fichas de puestos de trabajo y deequipos de trabajo. Instrucciones tcnicas asociadas a las fichas deprocesos (implementacin y seguimiento y medicin). Gestin de losequipos de proteccin personal. Vigilancia de la salud de lostrabajadores. Fichas de procesos especficas de calidad einstrucciones de trabajo: satisfaccin del cliente. Instruccionestcnicas asocia- das a las fichas de procesos (implementacin yseguimiento y medicin) Emergencias. Investigacin de accidentes. 25.- 25 - UNE 66177:2005 ANEXO E (Informativo) EJEMPLO DE MAPA DEPROCESOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA CALIDAD,AMBIENTAL Y DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 26. Direccin CGnova, 6 Telfono 91 432 60 00 Fax 91 310 40 32 28004MADRID-Espaa 2ff7e9595c
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